Schlagwort-Archive: guide

15 Schritte zum perfekten Geschäfts-E-Mail

Schritt für Schritt zu einer guten E-Mail

Ich führe Dich Schritt für Schritt durch Deine Mail. Wenn Du dabei auch die Grundregeln achtest, kannst Du am Ende getrost auf den Senden-Button drücken und sicher sein, dass Deine digitale Botschaft effizient ist:

  1. Wähle die richtige E-Mail-Adresse aus.

    Nutze stets die gleiche E-Mail-Adresse für Deinen Geschäftsverkehr. Dabei sollte es sich auch um Deine geschäftliche Adresse handeln. Sobald Du mehrere E-Mail-Adressen vermischst, mal die geschäftliche, mal die private nutzt, kommt der Empfänger durcheinander und Du selbst verlierst auch den Überblick über Deine elektronische Konversation.

  2. Schreibe eine aussagekräftige Betreffzeile.

    Eine gute Betreffzeile zu schreiben ist gar nicht so einfach. Dem Empfänger sollte sofort klar sein, worum es in der E-Mail geht, wenn er Deine Betreffzeile liest. Benenne das Thema und halte den Text kurz. Keine ganzen Sätze! Viele denken, dass eine knappe Betreffzeile unhöflich ist. Im Gegenteil: Eine kurzer Betreff ist zielführender und spart Zeit. Höflich bist Du in der Anrede. Beispiel: Statt zu schreiben „Übersendung des Kurzkonzepts für den Messestand auf der Frankfurter Buchmesse am 08.10.2014“, schreibe lieber „Freigabe: Kurzkonzept für Messestand“. Der Empfänger weiß sofort worum es geht, und was er zu tun hat.

  3. Führe den Schriftverkehr fort.

    Lösche die bisher geschriebenen Nachrichten nicht. Damit gibst Du dem Leser die Gelegenheit, noch einmal runter zu scrollen und etwas nachzulesen, falls noch Unklarheiten bestehen. Es macht auch das Verweisen auf bisherige Fristen und Aufgaben leichter.

  4. Verzichte nie auf die Anrede.

    Auch wenn Du es eilig hast. Eine E-Mail darf zwar kurz sein, aber niemals unhöflich. Vermeide nach Möglichkeit eine anonyme Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ und schreibe Deine Kontaktperson stattdessen persönlich an: „Sehr geehrter Herr Mayer“. Auch ist wichtig, den Namen richtig zu schreiben (Mayer oder Meyer?) und einen möglichen Titel nicht zu unterschlagen. Wenn Dues mit einem Professor und/oder Doktor zu tun hast, dann verzichte auf das „Herr“ und verwende ausschließlich den (ranghöheren) Titel. Herrn Prof. Dr. Müller schreibe demzufolge so an: „Sehr geehrter Prof. Müller“. Hier sind Abkürzungen (Prof., Dr.) also alternativlos. Verzichten solltest Du in jedem Fall auf einen lockeren Einstieg à la „Hey“, „Hi“ oder „Servus“, selbst wenn Du den Geschäftspartner oder Kunden nicht als überkorrekt kennengelernt hast. Dann fährst Du mit einem simplen „Hallo“ deutlich besser.

  5. Beginne immer mit der wichtigsten Information.

    Der erste Satz Deiner E-Mail sollte bereits alle wichtigen Informationen enthalten. Dem Leser sollte sofort klar sein, warum Du ihn kontaktierst.

  6. Verzichte auf unnötige Informationen.

    Liefere nur jene Hintergrundinformationen, die notwendig sind, um Deine E-Mail in einen Kontext zu packen. Diskutiere nie mehr als ein Thema pro E-Mail. Schick lieber zwei E-Mails, wenn Du unterschiedliche Themen besprechen willst. Das ist wichtig, damit der Empfänger Deine E-Mail archivieren kann und auch noch in ein paar Wochen wiederfindet. Bei einem Thema kann die E-Mail einem Ordner oder Stichwort zugeordnet werden und lässt sich so wiederfinden. Bei zwei Themen muss sich der Leser schon entscheiden und es fällt ihm schwer sich hinterher zu erinnern, in welcher E-Mail ihr was besprochen habt.

  7. Strukturiere Deine E-Mails.

    Nichts ist anstrengender für das Auge als ein großer Textblock. Absätze erhöhen die Leserfreundlichkeit. Viele Absätze!

  8. Benutze Aufzählungen.

    Stichpunkte verleihen Deiner E-Mail zusätzlich Struktur. Sie sind überaus praktisch, weil der Leser auf den ersten Blick erkennt, was wichtig ist.

  9.  Halte Deine Sätze kurz.

    Kurze Sätze stellen sicher, dass der Empfänger besser versteht, was Du ihm sagen willst. Verschachtelte Sätze sind mühsam zum Lesen, besonders wenn der Leser nur wenig Zeit hat.

  10. Vergiss nie die Grußformel am Ende.

    Alles andere würde einen schlechten Nachgeschmack hinterlassen. Ein kurzes MfG ist das Mindeste, wirkt aber trotz der geschäftlichen Natur Deiner Mail extrem förmlich. Gute und bedenkenlose Alternativen sind „Herzliche Grüße“, „Viele Grüße“ oder „Freundliche Grüße“. Auch hier gilt: Die Verabschiedung sollte nicht zu flapsig sein („Bis dann“). Einen sehr guten letzten Eindruck hinterlässt Du, wenn Du Deinem Gruß noch eine persönliche Note verleihst, etwa so: „Viele Grüße aus Wien“ oder „Herzliche Grüße ins winterliche Berlin“.

  11. Überprüfe Deine Kontaktdaten.

    Deine Adresse und die Telefonnummer(n) in der Signatur sollten in jedem Fall auf dem neuesten Stand sein. Andernfalls erreicht Dich Dein E-Mail-Kontakt im Zweifel nicht, was sehr ärgerlich und unprofessionell wäre.

  12. Vereinheitliche das Format.

    Verwenden nur ein einziges Schriftformat und eine Schriftgröße, um Deiner E-Mail ein seriöses Erscheinungsbild zu verleihen. Markiere auf der anderen Seite To-Do’s und Fristen. Hilf dem Auge (des anderen) dabei zu erkennen, was wichtig ist. Fristen, die unbedingt eingehalten werden sollen, kannst Du ruhig fett schreiben. Davon abgesehen solltest Du aber nicht einzelne Passagen willkürlich fetten oder kursiv schreiben.

  13. Achte darauf, korrekt zu formulieren.

    Es wirkt unprofessionell, wenn Du eine E-Mail voller Rechtschreib-, Punkt- und Kommafehler verschickst, auch wenn es sich nur um Tippfehler handelt. Dazu zählt auch eine korrekte Groß- und Kleinschreibung, die heutzutage oftmals vernachlässigt wird. Nimm Dir die Zeit, den Text noch einmal kurz Korrektur zu lesen, bevor Du ihn versendest. Bei Bedarf verwende dazu einfach ein Online-Rechtschreibprogramm wie jenes von Duden.

  14. Checke  die Adresszeile, bevor Du „Senden“ drückst.

    Es ist schon passiert, dass eine E-Mail, die an den Kollegen gehen sollte, versehentlich an einen Kunden oder an alle geschickt wurde.

  15. Bringe Deine E-Mail auf den Weg.

    Wenn Du alles beachtet hast, steht dem Versand Deiner E-Mail nichts mehr im Weg. Übrigens hast Du in vielen Mail-Programmen auch die Möglichkeit, Deine elektronische Post zeitversetzt zu versenden. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn Du Deine Mail schon am Sonntag verfasst, aber erst am Montag verschicken willst.