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Das 1×1 des E-Mail-Schreibens

Kaum hast Du morgens den Computer gestartet, läuft eine E-Mail nach der anderen ein. Im Durchschnitt erhält jeder Arbeitnehmer täglich 30 bis 40 E-Mails. Bei Führungskräften sind es sogar noch mehr. E-Mails ermöglichen eine schnelle und kompakte Kommunikation, ohne sie geht es in den meisten Berufen längst nicht mehr. Mit ihnen aber auch nicht: Nicht wenige Arbeitnehmer empfinden E-Mails inzwischen als richtige Zeitkiller. Die ständige Unterbrechung hindert sie daran, produktiv zu arbeiten. Das führt zu Stress und Erschöpfung, und am Ende hat man das Gefühl dem eigenen Zeitplan hinterher zu hinken. Deswegen zeige ich Dir hier und heute, wie Du besser mit E-Mails und dem Schreiben von E-Mails umgehen…

E-Mails: Neues Leseverhalten

E-Mails schreibenSchon vor einigen Jahren hat Eric Horvitz herausgefunden, dass Mitarbeiter im Schnitt 15 Minuten brauchen, um sich nach der Unterbrechung durch eine E-Mail wieder auf Ihre Aufgabe zu konzentrieren. Mit dieser Information werden die 20 oder mehr E-Mails pro Tag auf einmal zu einem echten Produktivitätskiller.

Hinzu kommt: Mithilfe von E-Mails kommunizierst Du mit Kunden, Dienstleistern, Deinen Kollegen und Vorgesetzten. Mit der Zeit, besonders in den letzten Jahren, hat sich jedoch die Art, wie E-Mails gelesen werden, verändert. Längst vorbei sind die Zeiten, in denen E-Mails nur am Computer gelesen wurden. Heute werden E-Mails mehrheitlich auf dem Smartphone gelesen. Man ist in der Lage immer und überall darauf zuzugreifen, ob in der Bahn auf dem Weg zur Arbeit oder an der Supermarktkasse.

Das neue Leseverhalten beeinflusst aber auch, wie E-Mails geschrieben werden: Es gilt Mails so zu verfassen, dass diese sowohl im Büro gelesen werden können, als auch zwischendurch auf einem mobilen Endgerät.

So werden aus Mails keine Vendettas

Eine E-Mail ist schnell geschrieben und genauso schnell beantwortet. Doch schnell ist nicht gleich gut. Eine flüchtig versandte Anfrage hier, eine impulsive Reaktion dort, ein paar Tippfehler und fehlender Stil – schon entsteht beim Empfänger ein negatives Bild vom Verfasser und damit womöglich ein beginnender Konflikt. Es gehört zu den Eigentümlichkeiten der E-Mail, mehr Emotionen auszulösen als sie de facto enthält.

E-Mails können viel, aber eben nicht alles. Bevor ein Konflikt vollends eskaliert, achten Sie bitte auf folgende Indizien, dass Du lieber zum Telefonhörer greifen solltest:

  • Wenn Du emotional noch immer auf 180 bist.
  • Wenn Du der Person vor dem Konflikt noch nie persönlich begegnet bist (und der- oder diejenige Dich und Deine Worte infolge dessen schwer einschätzen kann).
  • Wenn Euer Mailwechsel schon mehr als dreimal hin und her gegangen ist, ohne dass sich der Streit klären ließ.
  • Wenn Deine E-Mail (oder die des anderen) den gesamten Bildschirm ausfüllt. Dann ist der Konflikt offensichtlich zu komplex, als dass er sich mit ein paar Zeilen lösen ließe.

Für all diese Fälle gilt: Vermeide ab hier alles, was vom Empfänger als aggressiv, misstrauisch oder herabwürdigend gewertet werden könnte. Rufe denjenigen direkt an, mit ruhiger Stimme. Sag, dass hier offenbar ein Missverständnis vorliegt und klärt es auf. Besser aber noch: Suche das Vier-Augen-Gespräch.

Mailen: Beruflich oder privat?

Zunächst einmal macht es natürlich einen Unterschied, ob Du Deinem Geschäftspartner eine elektronische Post übermittelst oder Deinem besten Freund. Eine Mail geschäftlicher Natur schreibst Du ja in keinem Fall ohne Grund. Du willst vielmehr…

  • Dein Anliegen in der E-Mail klar und unmissverständlich kommunizieren.
  • Deinen E-Mail-Partner über wichtige Fakten oder Entwicklungen informieren.
  • einen guten Eindruck hinterlassen.

Um mit Deiner E-Mail möglichst schnell ans Ziel zu kommen, sollten gewisse Spielregeln eingehalten werden:

  1. Tipp: Halte Dich kurz

    Schreibe E-Mails nach der Maxime: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Verzichte auf lange Ausführungen und verschachtelte Sätze. Diese kosten Dich viel Zeit beim Schreiben und Deinen Empfänger beim Lesen. Außerdem ist es anstrengend, lange E-Mails auf einem Smartphone zu lesen. Die meisten werden solche Briefe erst gar nicht lesen.

  2. Tipp: Drücke Dich klar aus

    Verzichte auf übermäßig viele Fremdwörter, Denglisch-Wortschöpfungen und überbordendes Fachchinesisch. Klare Sprache und kurze Sätze machen es dem Empfänger leichter. E-Mails sind keine Romane und auch keine Gedichte (berufliche Mails jedenfalls nicht). Du solltest in Deiner E-Post schnell und mit verständlichen Worten auf den Punkt kommen.

  3. Tipp: Bleibe freundlich

    Auch aus E-Mails kann man einen höflichen oder weniger höflichen Tonfall herauslesen. Wenn Du zum Beispiel unnötig viele Ausrufezeichen oder gar mehrere Rufzeichen hintereinander setzt, kommt das beim Empfänger wie ein lautes Schreien an. Eine höfliche Anrede und eine freundliche Verabschiedung sind ohnehin Grundvoraussetzungen. Und wenn sich in Deine E-Mail viele Fehler eingeschlichen haben (falscher Name, Rechtschreibung etc.), signalisiert das mangelnde Gründlichkeit – und dass Dir der Empfänger anscheinend die Mühen nicht wert war.