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15 Schritte zum perfekten Geschäfts-E-Mail

Schritt für Schritt zu einer guten E-Mail

Ich führe Dich Schritt für Schritt durch Deine Mail. Wenn Du dabei auch die Grundregeln achtest, kannst Du am Ende getrost auf den Senden-Button drücken und sicher sein, dass Deine digitale Botschaft effizient ist:

  1. Wähle die richtige E-Mail-Adresse aus.

    Nutze stets die gleiche E-Mail-Adresse für Deinen Geschäftsverkehr. Dabei sollte es sich auch um Deine geschäftliche Adresse handeln. Sobald Du mehrere E-Mail-Adressen vermischst, mal die geschäftliche, mal die private nutzt, kommt der Empfänger durcheinander und Du selbst verlierst auch den Überblick über Deine elektronische Konversation.

  2. Schreibe eine aussagekräftige Betreffzeile.

    Eine gute Betreffzeile zu schreiben ist gar nicht so einfach. Dem Empfänger sollte sofort klar sein, worum es in der E-Mail geht, wenn er Deine Betreffzeile liest. Benenne das Thema und halte den Text kurz. Keine ganzen Sätze! Viele denken, dass eine knappe Betreffzeile unhöflich ist. Im Gegenteil: Eine kurzer Betreff ist zielführender und spart Zeit. Höflich bist Du in der Anrede. Beispiel: Statt zu schreiben „Übersendung des Kurzkonzepts für den Messestand auf der Frankfurter Buchmesse am 08.10.2014“, schreibe lieber „Freigabe: Kurzkonzept für Messestand“. Der Empfänger weiß sofort worum es geht, und was er zu tun hat.

  3. Führe den Schriftverkehr fort.

    Lösche die bisher geschriebenen Nachrichten nicht. Damit gibst Du dem Leser die Gelegenheit, noch einmal runter zu scrollen und etwas nachzulesen, falls noch Unklarheiten bestehen. Es macht auch das Verweisen auf bisherige Fristen und Aufgaben leichter.

  4. Verzichte nie auf die Anrede.

    Auch wenn Du es eilig hast. Eine E-Mail darf zwar kurz sein, aber niemals unhöflich. Vermeide nach Möglichkeit eine anonyme Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ und schreibe Deine Kontaktperson stattdessen persönlich an: „Sehr geehrter Herr Mayer“. Auch ist wichtig, den Namen richtig zu schreiben (Mayer oder Meyer?) und einen möglichen Titel nicht zu unterschlagen. Wenn Dues mit einem Professor und/oder Doktor zu tun hast, dann verzichte auf das „Herr“ und verwende ausschließlich den (ranghöheren) Titel. Herrn Prof. Dr. Müller schreibe demzufolge so an: „Sehr geehrter Prof. Müller“. Hier sind Abkürzungen (Prof., Dr.) also alternativlos. Verzichten solltest Du in jedem Fall auf einen lockeren Einstieg à la „Hey“, „Hi“ oder „Servus“, selbst wenn Du den Geschäftspartner oder Kunden nicht als überkorrekt kennengelernt hast. Dann fährst Du mit einem simplen „Hallo“ deutlich besser.

  5. Beginne immer mit der wichtigsten Information.

    Der erste Satz Deiner E-Mail sollte bereits alle wichtigen Informationen enthalten. Dem Leser sollte sofort klar sein, warum Du ihn kontaktierst.

  6. Verzichte auf unnötige Informationen.

    Liefere nur jene Hintergrundinformationen, die notwendig sind, um Deine E-Mail in einen Kontext zu packen. Diskutiere nie mehr als ein Thema pro E-Mail. Schick lieber zwei E-Mails, wenn Du unterschiedliche Themen besprechen willst. Das ist wichtig, damit der Empfänger Deine E-Mail archivieren kann und auch noch in ein paar Wochen wiederfindet. Bei einem Thema kann die E-Mail einem Ordner oder Stichwort zugeordnet werden und lässt sich so wiederfinden. Bei zwei Themen muss sich der Leser schon entscheiden und es fällt ihm schwer sich hinterher zu erinnern, in welcher E-Mail ihr was besprochen habt.

  7. Strukturiere Deine E-Mails.

    Nichts ist anstrengender für das Auge als ein großer Textblock. Absätze erhöhen die Leserfreundlichkeit. Viele Absätze!

  8. Benutze Aufzählungen.

    Stichpunkte verleihen Deiner E-Mail zusätzlich Struktur. Sie sind überaus praktisch, weil der Leser auf den ersten Blick erkennt, was wichtig ist.

  9.  Halte Deine Sätze kurz.

    Kurze Sätze stellen sicher, dass der Empfänger besser versteht, was Du ihm sagen willst. Verschachtelte Sätze sind mühsam zum Lesen, besonders wenn der Leser nur wenig Zeit hat.

  10. Vergiss nie die Grußformel am Ende.

    Alles andere würde einen schlechten Nachgeschmack hinterlassen. Ein kurzes MfG ist das Mindeste, wirkt aber trotz der geschäftlichen Natur Deiner Mail extrem förmlich. Gute und bedenkenlose Alternativen sind „Herzliche Grüße“, „Viele Grüße“ oder „Freundliche Grüße“. Auch hier gilt: Die Verabschiedung sollte nicht zu flapsig sein („Bis dann“). Einen sehr guten letzten Eindruck hinterlässt Du, wenn Du Deinem Gruß noch eine persönliche Note verleihst, etwa so: „Viele Grüße aus Wien“ oder „Herzliche Grüße ins winterliche Berlin“.

  11. Überprüfe Deine Kontaktdaten.

    Deine Adresse und die Telefonnummer(n) in der Signatur sollten in jedem Fall auf dem neuesten Stand sein. Andernfalls erreicht Dich Dein E-Mail-Kontakt im Zweifel nicht, was sehr ärgerlich und unprofessionell wäre.

  12. Vereinheitliche das Format.

    Verwenden nur ein einziges Schriftformat und eine Schriftgröße, um Deiner E-Mail ein seriöses Erscheinungsbild zu verleihen. Markiere auf der anderen Seite To-Do’s und Fristen. Hilf dem Auge (des anderen) dabei zu erkennen, was wichtig ist. Fristen, die unbedingt eingehalten werden sollen, kannst Du ruhig fett schreiben. Davon abgesehen solltest Du aber nicht einzelne Passagen willkürlich fetten oder kursiv schreiben.

  13. Achte darauf, korrekt zu formulieren.

    Es wirkt unprofessionell, wenn Du eine E-Mail voller Rechtschreib-, Punkt- und Kommafehler verschickst, auch wenn es sich nur um Tippfehler handelt. Dazu zählt auch eine korrekte Groß- und Kleinschreibung, die heutzutage oftmals vernachlässigt wird. Nimm Dir die Zeit, den Text noch einmal kurz Korrektur zu lesen, bevor Du ihn versendest. Bei Bedarf verwende dazu einfach ein Online-Rechtschreibprogramm wie jenes von Duden.

  14. Checke  die Adresszeile, bevor Du „Senden“ drückst.

    Es ist schon passiert, dass eine E-Mail, die an den Kollegen gehen sollte, versehentlich an einen Kunden oder an alle geschickt wurde.

  15. Bringe Deine E-Mail auf den Weg.

    Wenn Du alles beachtet hast, steht dem Versand Deiner E-Mail nichts mehr im Weg. Übrigens hast Du in vielen Mail-Programmen auch die Möglichkeit, Deine elektronische Post zeitversetzt zu versenden. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn Du Deine Mail schon am Sonntag verfasst, aber erst am Montag verschicken willst.

Das 1×1 des E-Mail-Schreibens

Kaum hast Du morgens den Computer gestartet, läuft eine E-Mail nach der anderen ein. Im Durchschnitt erhält jeder Arbeitnehmer täglich 30 bis 40 E-Mails. Bei Führungskräften sind es sogar noch mehr. E-Mails ermöglichen eine schnelle und kompakte Kommunikation, ohne sie geht es in den meisten Berufen längst nicht mehr. Mit ihnen aber auch nicht: Nicht wenige Arbeitnehmer empfinden E-Mails inzwischen als richtige Zeitkiller. Die ständige Unterbrechung hindert sie daran, produktiv zu arbeiten. Das führt zu Stress und Erschöpfung, und am Ende hat man das Gefühl dem eigenen Zeitplan hinterher zu hinken. Deswegen zeige ich Dir hier und heute, wie Du besser mit E-Mails und dem Schreiben von E-Mails umgehen…

E-Mails: Neues Leseverhalten

E-Mails schreibenSchon vor einigen Jahren hat Eric Horvitz herausgefunden, dass Mitarbeiter im Schnitt 15 Minuten brauchen, um sich nach der Unterbrechung durch eine E-Mail wieder auf Ihre Aufgabe zu konzentrieren. Mit dieser Information werden die 20 oder mehr E-Mails pro Tag auf einmal zu einem echten Produktivitätskiller.

Hinzu kommt: Mithilfe von E-Mails kommunizierst Du mit Kunden, Dienstleistern, Deinen Kollegen und Vorgesetzten. Mit der Zeit, besonders in den letzten Jahren, hat sich jedoch die Art, wie E-Mails gelesen werden, verändert. Längst vorbei sind die Zeiten, in denen E-Mails nur am Computer gelesen wurden. Heute werden E-Mails mehrheitlich auf dem Smartphone gelesen. Man ist in der Lage immer und überall darauf zuzugreifen, ob in der Bahn auf dem Weg zur Arbeit oder an der Supermarktkasse.

Das neue Leseverhalten beeinflusst aber auch, wie E-Mails geschrieben werden: Es gilt Mails so zu verfassen, dass diese sowohl im Büro gelesen werden können, als auch zwischendurch auf einem mobilen Endgerät.

So werden aus Mails keine Vendettas

Eine E-Mail ist schnell geschrieben und genauso schnell beantwortet. Doch schnell ist nicht gleich gut. Eine flüchtig versandte Anfrage hier, eine impulsive Reaktion dort, ein paar Tippfehler und fehlender Stil – schon entsteht beim Empfänger ein negatives Bild vom Verfasser und damit womöglich ein beginnender Konflikt. Es gehört zu den Eigentümlichkeiten der E-Mail, mehr Emotionen auszulösen als sie de facto enthält.

E-Mails können viel, aber eben nicht alles. Bevor ein Konflikt vollends eskaliert, achten Sie bitte auf folgende Indizien, dass Du lieber zum Telefonhörer greifen solltest:

  • Wenn Du emotional noch immer auf 180 bist.
  • Wenn Du der Person vor dem Konflikt noch nie persönlich begegnet bist (und der- oder diejenige Dich und Deine Worte infolge dessen schwer einschätzen kann).
  • Wenn Euer Mailwechsel schon mehr als dreimal hin und her gegangen ist, ohne dass sich der Streit klären ließ.
  • Wenn Deine E-Mail (oder die des anderen) den gesamten Bildschirm ausfüllt. Dann ist der Konflikt offensichtlich zu komplex, als dass er sich mit ein paar Zeilen lösen ließe.

Für all diese Fälle gilt: Vermeide ab hier alles, was vom Empfänger als aggressiv, misstrauisch oder herabwürdigend gewertet werden könnte. Rufe denjenigen direkt an, mit ruhiger Stimme. Sag, dass hier offenbar ein Missverständnis vorliegt und klärt es auf. Besser aber noch: Suche das Vier-Augen-Gespräch.

Mailen: Beruflich oder privat?

Zunächst einmal macht es natürlich einen Unterschied, ob Du Deinem Geschäftspartner eine elektronische Post übermittelst oder Deinem besten Freund. Eine Mail geschäftlicher Natur schreibst Du ja in keinem Fall ohne Grund. Du willst vielmehr…

  • Dein Anliegen in der E-Mail klar und unmissverständlich kommunizieren.
  • Deinen E-Mail-Partner über wichtige Fakten oder Entwicklungen informieren.
  • einen guten Eindruck hinterlassen.

Um mit Deiner E-Mail möglichst schnell ans Ziel zu kommen, sollten gewisse Spielregeln eingehalten werden:

  1. Tipp: Halte Dich kurz

    Schreibe E-Mails nach der Maxime: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Verzichte auf lange Ausführungen und verschachtelte Sätze. Diese kosten Dich viel Zeit beim Schreiben und Deinen Empfänger beim Lesen. Außerdem ist es anstrengend, lange E-Mails auf einem Smartphone zu lesen. Die meisten werden solche Briefe erst gar nicht lesen.

  2. Tipp: Drücke Dich klar aus

    Verzichte auf übermäßig viele Fremdwörter, Denglisch-Wortschöpfungen und überbordendes Fachchinesisch. Klare Sprache und kurze Sätze machen es dem Empfänger leichter. E-Mails sind keine Romane und auch keine Gedichte (berufliche Mails jedenfalls nicht). Du solltest in Deiner E-Post schnell und mit verständlichen Worten auf den Punkt kommen.

  3. Tipp: Bleibe freundlich

    Auch aus E-Mails kann man einen höflichen oder weniger höflichen Tonfall herauslesen. Wenn Du zum Beispiel unnötig viele Ausrufezeichen oder gar mehrere Rufzeichen hintereinander setzt, kommt das beim Empfänger wie ein lautes Schreien an. Eine höfliche Anrede und eine freundliche Verabschiedung sind ohnehin Grundvoraussetzungen. Und wenn sich in Deine E-Mail viele Fehler eingeschlichen haben (falscher Name, Rechtschreibung etc.), signalisiert das mangelnde Gründlichkeit – und dass Dir der Empfänger anscheinend die Mühen nicht wert war.